Documenti

In Documenti si trova l'archivio condiviso del tuo team. Clapilot legge ogni file, ne riconosce tipo e contenuto, lo associa a un contatto e scrive un breve riepilogo. L'agente può cercare in tutti i documenti e citarli.

Alla prima apertura: i nuovi account vedono una breve introduzione, Documenti che si ordinano da soli, e caricano subito i primi file. Vedi Introduzioni ai moduli.

L'archivio

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1. Nuova cartella: crea una cartella fisica.
2. Nuovo documento: offre Nuovo documento Word, Nuovo foglio Excel, Nuovo documento Markdown e Nuova nota.
3. Scegli file: carica file; l'icona accanto carica un'intera cartella.
4. Cerca: cerca in titoli e contenuti.
5. Filtra contatto: mostra solo i documenti di un contatto; a destra filtri per Categoria, sotto scegli l'Ordinamento.
6. Lista / Griglia: cambia la vista.
7. I miei file: la vista iniziale, come in Google Drive: prima le tue cartelle (con Google Drive e Microsoft 365 come cartelle a sé), poi i documenti senza cartella. Un clic apre una cartella con le sue sottocartelle e i suoi documenti; la barra del percorso (I miei file › Cartella › Sottocartella) ti riporta indietro. Sotto seguono Recenti (documenti aperti o caricati da te di recente), Speciali (i tuoi documenti contrassegnati), Tutti i documenti come elenco unico e Google Drive, Microsoft 365 e Note reMarkable.
8. Cartelle intelligenti: cartelle virtuali che Clapilot crea a partire dai tipi di documento riconosciuti, ad esempio Dichiarazioni fiscali, Contratti o Corrispondenza. Sotto seguono le tue Cartelle.
9. Azioni: il menu di un file (vedi sotto).

Sfogliare Google Drive: un clic su Google Drive mostra l'intero Google Drive collegato con tutte le cartelle e sottocartelle, come nell'esplora file. Apri una cartella con un clic; la barra del percorso o la riga .. ti riportano indietro. La ricerca trova nomi di file e cartelle in tutto il Drive. Clapilot importa automaticamente in Documenti i file degli ultimi 90 giorni; i file più vecchi (stato Solo in Drive) vengono importati quando li apri e sono poi disponibili anche per il tuo agente. I file non importabili si aprono direttamente in Google Drive tramite l'icona a freccia. La struttura delle cartelle si sincronizza ogni pochi minuti.

Il tuo agente scrive su Google Drive: chiedi all'agente, per esempio, “Archivia il contratto in accounting/freelance/2026/3”. Può caricare documenti su Google Drive, creare cartelle e spostare, rinominare e copiare file. Non sovrascrive mai un file con lo stesso nome, ma te lo chiede. Sposta i file nel cestino solo dopo la tua approvazione e lì restano ripristinabili per 30 giorni. Ogni scrittura viene registrata.

Speciali: nel menu di un file scegli Aggiungi a Speciali; la stella compare accanto al nome e il documento appare in Speciali. Rimuovi da Speciali lo toglie di nuovo. Speciali e Recenti sono solo tuoi: il tuo team vede gli stessi documenti, ma con i propri contrassegni. Una ricerca o un filtro mostra i risultati di tutte le cartelle.

Selezionare più elementi: passa sopra una riga e spunta la casella a sinistra (sul telefono: Seleziona nel menu del file o della cartella). Finché qualcosa è selezionato, un clic aggiunge altri file e cartelle; tieni premuto Maiusc per un intervallo, Cmd/Ctrl per singoli elementi, e la casella nell'intestazione seleziona tutto. La barra in alto offre allora Sposta (in I miei file o in una cartella), Aggiungi a Speciali, Scarica ed Elimina. I documenti eliminati sono persi definitivamente; le cartelle eliminate spostano il contenuto di un livello in su. Trascinando un file selezionato su una cartella si sposta l'intera selezione. Esc annulla la selezione.

Gestire le cartelle: fai clic con il tasto destro su una cartella a sinistra per creare una sottocartella, rinominarla o eliminarla. Eliminando una cartella, i documenti e le sottocartelle contenuti salgono di un livello: non si perde nulla. Un clic destro su uno spazio vuoto dell'elenco file crea una nuova cartella dentro la cartella aperta; l'icona Nuova cartella nella barra degli strumenti fa lo stesso. Nella finestra di dialogo, Posizione indica dove creare la cartella: al livello superiore o dentro una cartella esistente. L'app per Mac offre lo stesso menu con il tasto destro; su iPhone e iPad tieni premuta una cartella oppure usa il menu delle cartelle.

Caricare trascinando: trascina file o intere cartelle in un punto qualsiasi della pagina o direttamente su una cartella a sinistra. Allo stesso modo sposti i documenti esistenti in una cartella trascinandoli. Con moltissimi file Clapilot ti chiede come procedere: Solo indicizzare, Avvia campione (analizza prima alcuni file) oppure Analizza tutto.

Anteprima e analisi AI

L'icona a forma di occhio in una riga apre l'anteprima.

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1. Link di condivisione: attiva un link con cui puoi mostrare il documento anche a persone senza accesso a Clapilot. Quando è attivo, lo copi con un clic.
2. Analisi AI: il riepilogo del contenuto e, se utile, un suggerimento per un nome file migliore.
3. Workflow: cosa ha fatto Clapilot con il documento: Documento compreso, Analizzato, il contatto associato e se servono altre azioni. In Dettagli estrazione vedi i campi riconosciuti.

In alto a destra scarichi il file, lo apri in una nuova finestra o chiudi l'anteprima.

Il menu del file

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1. Azioni: Anteprima; Apri in Canvas Word o Apri in Canvas Excel per i file Office; Apri pratica passa al contatto collegato; Invia come lettera e Invia come fax spediscono il documento; inoltre Scarica, Esporta come PDF, Rinomina, Sposta in ed Elimina.

Con un clic destro su un file trovi anche Copia e Condividi: via email, fax, posta o in un canale della chat del team oppure come messaggio diretto.

Modificare Word, Excel e Markdown

I file Office si modificano direttamente in Clapilot:

• Word Editor: testi con formattazione, tabelle e immagini. Cmd/Ctrl + S salva.
• Excel Editor: tabelle con formule, formattazione e più fogli; XLSX, XLS e CSV. Mentre scrivi una formula (ad esempio =SUM(), fai clic o trascina sulle celle per inserirne il riferimento, proprio come in Excel. F4 alterna tra riferimenti relativi e assoluti ($A$1). In una cella selezionata il cursore si trova alla fine del contenuto, così puoi continuare a scrivere; le formule dipendenti si aggiornano subito.

Se apri Word o Excel direttamente dal menu, parti da un nuovo file vuoto. Compare in Documenti solo quando inserisci qualcosa: se non lo tocchi, non resta nulla. Con + ne avvii un altro in qualsiasi momento; dal selettore dei documenti apri i file esistenti.

• Markdown: documenti di testo leggeri, ideali per checklist e modelli.

L'agente sa scrivere in tutti e tre i formati: “Crea un documento Word con una lettera a Elbtal Logistik per la proroga della scadenza.”

Cosa puoi chiedere all'agente

• “Trova il contratto di servizi con TechVentures e riassumi le clausole sulla responsabilità.”
• “Quali documenti di Perspektive Pflege sono arrivati questo mese?”
• “Metti tutte le ricevute senza cartella nella cartella Geschäftskonto.”
• “Invia l'analisi del bilancio annuale come lettera alla direzione di Elbtal Logistik.”