Grundlagen

Erste Schritte

Anmelden, Profil einrichten, Postfach verbinden und prüfen, ob alles funktioniert – der Einstieg in Clapilot in etwa 20 Minuten.

In Clapilot öffnen

Clapilot ist der gemeinsame Arbeitsbereich Ihres Teams: E-Mails, Aufgaben, Termine, Kontakte und Dokumente liegen an einem Ort, und ein KI-Agent arbeitet in allen Bereichen mit. Dieses Kapitel führt Sie durch die ersten Minuten – vom ersten Login bis zu einem Arbeitsbereich, der mit Ihrem Postfach verbunden ist.

Gut zu wissen: Fast alles, was Sie in Clapilot anlegen – Kontakte, Aufgaben, Dokumente, Wiki-Seiten –, sieht Ihr ganzes Team. Persönlich bleiben nur Ihr Postfach, Ihr Kalender, Ihre Notizen, Ihre Chats mit dem Agenten und Ihre persönlichen Erinnerungen des Agenten.

Anmelden

Ihr Zugang wird von einer Administratorin oder einem Administrator Ihres Teams angelegt. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Einladungslink, über den Sie Ihr eigenes Passwort festlegen. Danach melden Sie sich immer über die Anmeldeseite an.

E-Mail – die Adresse, an die Ihre Einladung ging.
Passwort – das Passwort, das Sie über den Einladungslink festgelegt haben.
Anmelden – Clapilot schickt Ihnen einen 6-stelligen Code an Ihre E-Mail-Adresse.

Geben Sie dann den Code aus der E-Mail ein, und Ihr Arbeitsbereich öffnet sich. Das Passwort allein reicht nicht: So kommt niemand in Ihr Konto, der nur Ihr Passwort kennt. Kein Code angekommen? Neuen Code senden (nach einer kurzen Pause). Sie bleiben angemeldet, bis Sie sich über Abmelden im Menü abmelden.

Mit einem Passkey (unter Einstellungen → Profil → Passwort hinzufügen) melden Sie sich ohne Passwort und ohne Code an: Mit Passkey anmelden.

Passwort vergessen? Bitten Sie eine Administratorin oder einen Administrator, Ihnen unter Einstellungen → Admin → Benutzer einen neuen Reset-Link zu schicken. Siehe Administration.

Beim ersten Login zeigt Clapilot eine kurze Einführung in elf Schritten – im Browser genauso wie in den Apps für iPhone, iPad und Mac:

Proaktive Hilfe, rund um die Uhr – was Clapilot im Hintergrund für Sie erledigt.
Kennt Ihre Arbeit vom ersten Tag an – E-Mails, Kalender, Dokumente, Aufgaben und Erinnerungen kommen zusammen.
Erledigt Dinge für Sie – Clapilot arbeitet in seinem eigenen Browser und in Ihren Apps.
Erstellt Dokumente für Sie – Canvas-Seiten und Excel-Tabellen mit Formeln und Diagrammen.
Produziert Videos – vom Skript über die Szenen bis zum fertigen Video.
Erstellt 3D-Modelle – aus einer Beschreibung wird ein Modell zum Drehen und Exportieren.
Sicher, privat und unter Ihrer Kontrolle – Senden, Löschen und Veröffentlichen warten auf Ihre Freigabe.
Verbinden Sie Ihre Apps – verbinden Sie Google (Gmail, Kalender, Drive) oder Microsoft 365 (Outlook, Kalender, OneDrive) direkt hier; in den Apple-Apps steht zusätzlich iCloud zur Wahl. Nicht jetzt überspringt den Schritt, weitere Verbindungen finden Sie später unter Einstellungen → App Verbindungen.
Zeigen Sie uns eine Rechnung – über Datei auswählen laden Sie eine Rechnung, ein Angebot oder einen Brief hoch (PDF, Word oder Foto). Clapilot liest die Datei vor Ihren Augen aus, zeigt Typ, Titel, Betrag und Datum und baut daraus im Hintergrund eine wiederverwendbare Vorlage; sie erscheint kurz darauf im Chat und in Canvas. Nicht jetzt überspringt den Schritt.
Lassen Sie Arbeit von selbst laufen – mit Erste Automation erstellen oder Ersten Agenten erstellen richten Sie direkt eine Automation oder einen Spezial-Agenten ein (siehe Einführungen in die Module). Danach zeigt die Karte Erstellt. Beides geht auch später.
Clapilot immer dabei – im Browser führt App laden zur App im App Store. In den Apps schalten Sie in diesem Schritt stattdessen die Mitteilungen auf diesem Gerät ein.

Mit Weiter geht es zum nächsten Schritt, mit Zurück einen Schritt zurück. Überspringen schließt die Einführung; auf dem Dashboard können Sie sie später fortsetzen. Am Ende öffnet sich der Chat mit einer ersten Begrüßung von Clapilot. Die Einführung lässt sich jederzeit unter Einstellungen → Profil mit Onboarding erneut starten wiederholen.

Einführungen in die Module

Wenn Sie Dokumente, Canvas, Automationen oder Spezial-Agenten zum ersten Mal öffnen, zeigt Clapilot eine kurze Einführung in das Modul und führt Sie durch einen ersten Schritt:

Dokumente – Dokumente, die sich selbst ordnen: Sie laden ein paar Dateien auf einmal hoch und sehen, wie Clapilot jede liest und Titel, Typ, Betrag und Datum erkennt.
Canvas – Vorlagen aus Ihren Dokumenten: Sie laden ein Beispiel (PDF oder Word) hoch, Canvas macht daraus eine Vorlage mit Platzhaltern. Vorlage öffnen zeigt sie.
Automationen – Arbeit, die sich selbst erledigt: Sie wählen eine Vorlage, zum Beispiel das Morgenbriefing, passen Uhrzeit und Optionen an und klicken Automation erstellen. Mit Eigene beschreiben übergeben Sie Ihre Idee stattdessen an Clapilot im Chat.
Spezial-Agenten – Ihr Team aus Spezial-Agenten: Sie wählen einen Agenten für Recherche, Texte, Finanzen oder Social Media oder legen unter Eigener Agent einen eigenen an. Nach Agent erstellen öffnet Chat starten direkt ein Gespräch mit ihm.

Jede Einführung erscheint nur einmal. Mit dem Kreuz oben rechts (Schließen) brechen Sie sie ab; das Modul öffnet sich dann ganz normal. Die Einführungen erhalten neue Konten, die auch die Einführung beim ersten Login bekommen.

Profil einrichten

Ihr Name und Ihr Bild erscheinen im Team-Chat, bei zugewiesenen Aufgaben, in Kommentaren und in der Signatur, die der Agent für Sie vorbereitet. Öffnen Sie dazu die Einstellungen über Ihr Profilbild oben links – Sie landen direkt im Bereich Profil › Konto.

Bild wählen – lädt ein Profilbild hoch (PNG, JPG, GIF oder WebP, bis 2 MB). Im Zuschnittdialog verschieben und vergrößern Sie den Ausschnitt, bevor Sie ihn übernehmen.
Anzeigename – so heißen Sie für Ihr Team und für den Agenten.
Login E-Mail – die Adresse, mit der Sie sich anmelden.
App Verbindungen – hier verbinden Sie Ihr Postfach und weitere Dienste (nächster Abschnitt).

Änderungen werden automatisch gespeichert. Weiter unten auf derselben Seite stellen Sie die Sprache der Oberfläche ein (Deutsch, Englisch oder Italienisch), wählen die Chat-Animation (Pet) und legen ein Passwort fest. Alle Optionen beschreibt das Kapitel Einstellungen.

Postfach verbinden

Erst mit einem verbundenen Postfach kann Clapilot Ihre E-Mails anzeigen, Antwortentwürfe vorbereiten und in Ihrem Namen senden. Haben Sie Google oder Microsoft 365 schon in der Einführung verbunden, ist das erledigt. Sonst öffnen Sie Einstellungen → App Verbindungen und klicken Sie auf Neue Integration.

App-Verbindungen mit geöffnetem Menü Neue Integration

Neue Integration – öffnet die Liste aller Dienste, die Sie verbinden können.
Verfügbare Dienste – für E-Mail wählen Sie Microsoft 365, Google Workspace, Apple iCloud, Firmen-E-Mail (IMAP/POP3) oder Eigenes E-Mail-Konto (IMAP/POP3). Dieselbe Liste enthält Kalender- und Speicherdienste wie reMarkable sowie – je nach installierten Modulen – soziale Netzwerke.
E-Mail-Konten – zeigt Ihre verbundenen Postfächer. Über die Schaltflächen darunter fügen Sie weitere IMAP-Konten hinzu.

So verbinden Sie ein Postfach:

Wählen Sie Ihren Anbieter. Bei Microsoft 365 und Google Workspace öffnet sich das Anmeldefenster des Anbieters; melden Sie sich dort an und bestätigen Sie die Berechtigungen.
Bei Firmen-E-Mail (IMAP/POP3) hat Ihre Administration den Mailserver bereits hinterlegt – Sie geben nur Adresse und Passwort ein. Bei Eigenes E-Mail-Konto tragen Sie zusätzlich IMAP- und SMTP-Server ein. Viele Anbieter verlangen dafür ein App-Passwort statt Ihres normalen Passworts.
Öffnen Sie danach E-Mails im Menü. Sobald Ihre Nachrichten erscheinen, ist die Verbindung fertig.

Tipp: Kalender verbinden Sie auf demselben Weg. Microsoft 365, Google Workspace und Apple iCloud bringen Kalender und E-Mail gemeinsam mit. Einzelne iCal-Kalender abonnieren Sie unter Einstellungen → Module → Kalender.

Die ersten zehn Minuten

Wenn Profil und Postfach stehen, lohnt sich ein kurzer Rundgang. Jeder Punkt verweist auf das passende Kapitel:

Dashboard ansehen – Ihre Startseite mit heutigen Aufgaben, Posteingang und Vorschlägen des Agenten. → Dashboard
Den Agenten fragen – schreiben Sie im Chat-Dock rechts: „Was steht heute für mich an?“ → Mit dem Agenten arbeiten
Ein Dokument ablegen – ziehen Sie eine Datei in Dokumente; Clapilot liest sie und fasst sie zusammen. → Dokumente
Eine Aufgabe anlegen – in Aufgaben über das Plus oder im Chat mit „Lege eine Aufgabe an …“. → Aufgaben
Das Team begrüßen – im Team-Chat im Kanal #general. → Team-Chat

Woran erkenne ich, dass alles funktioniert?

Ihr Name und Ihr Bild erscheinen im Team-Chat.
E-Mails zeigt Ihre Nachrichten ohne Verbindungswarnung.
Ein hochgeladenes Dokument lässt sich öffnen, und die Vorschau zeigt eine KI-Zusammenfassung.
Eine neue Aufgabe erscheint im Board und lässt sich verschieben.
Der Agent antwortet im Chat und nennt, welche Aktionen er ausgeführt hat.